日本で作った正式な文書を外国の役所や領事館で使う場合に、その文書の「署名（サイン）認証」が求められることがあります。かなり面倒な手続きになることがあるので、解説します。
目次：
・サイン認証とはなにか
・サイン認証をもらう方法
・法務局認証・外務省認証・領事認証
・サイン認証のよくある質問
サイン認証とはなにか
サイン認証は、役所など公的な機関で作られた公文書でない「私文書」に署名（サイン）をするときに、「その署名がたしかに署名した人によってなされた」ということを認証してもらうことを言います。
☑委任状
☑宣誓供述書
☑契約書
☑履歴書
☑保証書
などのように、個人が文書をつくるときに、自分自身の署名をすることがあります。
役所に登録している実印であれば「印鑑証明書」という公的証明書がでます。でも、印鑑ではなく署名をしなければならない文書（ほとんどは外国の役所に出す場合）、あるいは、実印をもっていない人が文書をつくる場合（これも多くは外国人の場合）などは、私文書に「署名（サイン）」がなされることがあります。
署名は署名者本人が自筆で書かなければなりませんが、本当に本人が自筆したかどうかを誰かに証明してもらえないと本当にその人が署名したのかがわかりません。そこで、このような私文書への署名（サイン）を認証する仕組みがあり、これを「サイン（署名）認証」といいます。
海外留学や海外就職の際に、領事館でビザをとったり、現地の労働許可やワークビザを取る際に日本の証明書が必要となる場合があります。戸籍や住民票などの公文書以外に、個人がつくった契約書や保証書、翻訳証明書などを提出しなければならないときに実際はよく使われます。
サイン認証をもらう方法
公証役場でのサイン証明
サイン認証は公証役場で作ってもらえます。正式には「私署証書認証」といいます。
公証役場に予約を入れて、公証人に本人確認してもらった上でその目の前で署名をします（面前認証といいます。他にも自認認証や代理認証もありますが認められるかどうかは提出先によります）。
これによって公証人に「署名がたしかに本人によって正しくなされた」という、公証人名での認証文がもらえます。公証人は日本国が認めた認証機関なので、これが印鑑証明の代わりになります。
また、上で書いたように、サイン認証はほとんどの場合、外国の役所に提出したり外国人が署名したりするときに使われることが多く、外国語で認証を受けることができます。これを「外国文認証」といいます。
なお、公証人が行うサイン認証は、主に委任状や契約書など法律にかかわる文書が多いですが、公証人はその内容が違法や無効でないかの確認も行います。公証人は法律のプロなので違法な内容の文書には認証してくれません。
また、サイン認証と似ていて、特に外国ビザ申請のためによく一緒にすることが多いものに、パスポートや銀行預金通帳のコピーが原本（オリジナル）と符号一致することを認証してもらう「謄本認証」があります。これも、公証役場の公証人にしてもらうことができます。
公証役場は全国にありますので、詳細や最寄りの場所はこちらから調べてみて下さい。https://www.koshonin.gr.jp/list
公証人以外のサイン証明
私文書を提出する国ではサイン認証を公証役場の公証人以外の人が行うことがあります。その国の決まりで「誰の」認証が有効になるかは異なります。また、書式や雛形が厳格に決まっていて、それに従っていないと受け取ってくれない場合もあります。
ビジネスや会社に関する書類は、主要な商工会議所でサイン証明をしてもらえます。
☑原産地証明書
☑衛生証明書
☑検査証明書
☑製造証明書
☑成分証明書
こうした会社の自己証明や宣誓書、契約書や保証書、委任状の認証もしています。
詳しくはこちらを参照ください。
https://www.tokyo-cci.or.jp/shomei/preparation/sign/
また、弁護士や司法書士、行政書士などの法律に関わる職業（「士業」と呼ばれます）がサイン認証を行うことができる場合もあります。
☑フィリピンのSPA（特別委任状）
☑オーストラリアの留学ビザ申請書類（パスポート・銀行通帳）
☑香港の銀行口座開設書類（パスポート）
などの書類を行政書士名で認証することがありました。イギリス系の国では広く士業の認証でも認められることが多いように思います（時期や国にもよりますので提出先に確認を）
いずれにしても、文書を提出する先の役所や相手方に聞いてたり、提出先から案内された資料をしっかり読んで「誰の」「どのような認証」が必要かをしっかり確認しましょう。
法務局認証・外務省認証・領事認証
実は、日本で作った私文書を外国の役所や大使館・領事館に出す場合には、公証人にサイン証明をつくってもらうだけでは足りないことが多いです。（公証人の認証をNotalizationと呼びます）
公証人につくってもらったサイン証明は、日本国内でのみ通用するのが原則です。これを外国の役所や大使館・領事館に提出するときにも通じるようにするためには、さらにいくつかの手続きが必要になることがあります。（これをLegalizationと呼びます）
法務局認証
まずは、法務局による認証です。これは、公証人が本当にちゃんとした公証人が適切に行った認証であるということを認証します。
ややこしいようですが、公証人が偽物や別人でないことを、公証人が所属している都道府県の地方法務局が法務局長の印鑑で証明します。
外務省認証（公印確認認証またはアポスティーユ）
つぎに、外務省による認証です。これは、地方法務局の法務局長の印鑑が間違いないことを証明します。これを「公印確認認証」といいます。
外務省認証は、日本の公的機関（市役所、国の省庁、国立大学、法務局、裁判所など）の印鑑が押された文書（公印文書・公文書）を確認して、外国でも使えるようにする機能があります。一般人がつくった私文書には公印はないため外務省認証はもらえず、地方法務局の公印がついた文書である必要があります。
なお、外務省認証には、公印確認認証のほかにアポスティーユというものがあります。アポスティーユは後で説明する「外国領事認証」を省略することができる認証です。ハーグ条約（外国公文書の認証を不要とする条約）に加盟しているいくつかの国でのみ利用できます。
ハーグ条約加盟国はこちらで確認してください。https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000610.html
その他外務省認証についての詳細は、こちらを参照ください。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/shomei/index.html
外国領事認証
外務省による公印確認認証をもらったら、つぎは日本にあるその外国の領事認証を受けることが原則必要です。ここでは、外国領事が、日本の外務省の認証が正しいものであることを証明します。
日本に大使館や領事館があるのかないのか、もしあったとしても領事認証してもらえるのかどうか、などしっかり確認しましょう。特に外国大使館・領事館は開館日が少なかったり、領事が不在だったり、持参する書類や提出する書類も不案内でなかなかスムーズに認証が受けられないケースがよくあります。
ワンストップサービス
このように、サイン認証を外国の役所や大使館・領事館に提出するためには、かなり面倒な手続きが必要となる場面があります。たかが紙切れ１枚にどうしてこんなに手間がかかるのか、、と思われることも多いです。
そこで、一部の都市圏だけに限られますが、東京・神奈川・静岡・大阪・愛知の公証役場では、公証役場だけで公印確認認証・アポスティーユまでその場で行ってくれるようになりました（ワンストップ認証）。これで、公証役場の認証→法務局の認証→外務省の認証が一度にできて、あとは外国領事認証あるいはそのまま提出（アポスティーユの場合）できるようになりました。
詳細はこちらを参照ください。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000607.html
在外日本領事認証のワナ
注意が必要なのは、日本の文書の認証を外務省認証ではなく、外国にある日本領事に認証したもらうように言う国もあるということです。この場合うっかり外務省認証を受けて現地に送ってしまうとこれに重ねて在外日本領事館の領事認証をうけることができなくなってしまいます。
ともかく、外国の役所に出す書類については、まずは提出先に誰のどんな認証が必要なのかをしっかり確認する事が大事です。
サイン認証のよくある質問
Q会社登記簿謄本や戸籍謄本などの公文書を公証役場で認証してもらって出して下さいと言われました。
公証役場のサイン認証は、会社登記簿謄本や戸籍謄本などの役所でだしてもらう公文書には行うことができません。この場合は、翻訳者に外国語訳文をつくってもらい、その翻訳者が「私は日本語と当該外国語によく通じており、添付の公文書の記載内容を正確かつ誠実に翻訳した。」という宣誓書（「翻訳宣誓書」と呼んでいます）を作って、それに署名をします。
この翻訳宣誓書と翻訳文、元の公文書のコピーを一緒に綴じたものを公証人に認証したもらい、提出することができます。
とはいえ、これも詳細は提出先によって扱いが異なることがあるので、まずは提出先に確認してもらうのがよいです。
Q台湾は国家ではないと思いますが、どのように認証してもらえばいいですか？
台湾は国家ではないので、大使館・領事館がありません。そこで、「台北駐日経済文化代表処」という事実上の大使館・領事館のような場所で認証を受けられます。この場合は、公証役場の認証だけでよく、法務局認証や外務省認証は省略できる扱いとなっています。
詳細はこちらをご参照下さい。
https://www.roc-taiwan.org/jp_ja/index.html
